Saab määrata kasutajale tööaja prognoosi (ajaline eelarvestamine), et paremini bürood juhtida ja töid planeerida

Põhjalik ülevaade meeskonna tööajast, ületundidest ja puhkuste jäägist.

Flextime’i kasutegurid:

• Mugav töö- ja ületundide arvestus
• Ülevaade puhkustest ja selle jäägist
• Ühe klikiga allalaetav raport raamatupidajale

Ühenda Xero Ukuga ja automatiseeri arveldamine.

Xero integratsiooniga:

• impordi kliendid Ukusse mõne klikiga
• impordi tootekoodid ja klassifikaatorid
• seadista automaatne arveldamine ja saada arved Xerosse

Võimalus saata klientidele arveid erinevate ettevõtete alt ilma, et peaks looma mitu ettevõtte kontot ja maksma kasutajate eest topelt

Võimalus lisada ülesande manused e-kirjale

Tööplaanide Exceli import ja eksport

Uku kliendiportaal on turvaline ja kasutajasõbralik platvorm kliendisuhtluseks, mis lihtsustab raamatupidajate ja klientide vahelist koostööd.

Kliendiportaali põhifunktsioonid:

• Turvaline juurdepääs - kliendiportaal kasutab tugevat krüptimist ja rollipõhist juurdepääsu, et tagada kliendiandmete konfidentsiaalsus.
• Ülesannete haldamine - töölaud ülesannete, tähtaegade ja tööde staatuse jälgimiseks.
• Dokumentide saatmine - turvaline ja organiseeritud süsteem finantsdokumentide vastuvõtmiseks, jagamiseks ja säilitamiseks.
• Suhtlus - integreeritud sõnumid, e-kirjad ja videokonverentsi tööriistad, mis hõlbustavad klientide ja raamatupidajate vahelist suhtlust.
• Mobiilne juurdepääs - mobiilile kohandatud disain, mis tagab klientidele juurdepääsu portaalile mis tahes seadmest.
• Kohandatud bränding - võimalus kohandada portaali välimust (nt. värv ja logo), et need vastaksid raamatupidamisfirma brändile.

Ühenda e-conomic Ukuga, et automatiseerida arveldamine.

e-conomicu integratsiooniga:

• impordid kõik oma kliendid e-conomicust mõne klikiga;
• impordid tooted ja klassifikaatorid e-conomicust;
• koostad Ukus automaatselt arved ja saadad need e-conomicusse.

Uku Sõnumid on kasutajasõbralik ja turvaline kommunikatsiooni tööriist, millega on koostöö tiimi ja klientidega imelihtne.

Rakenduse põhifunktsioonid:

• Reaalajas sõnumid - Saada meeskonnaliikmetele ja klientidele otsesõnumeid või suhtle grupivestluste vahendusel.
• Ülesannete haldus - Loo vestlusest uus ülesanne.
• ChatGPT integratsioon - Tee vestlusest kokkuvõte, muuda suhtlusstiili ja küsi vastamiseks soovitusi.
• Kohandatavad teavitused - Kohanda teavitused vastavalt oma eelistustele.

Meie büroos oleks suureks abiks kui saaksime kohvipausi nupukese, mis töötaks selliselt, et asetseks taimeri pausi nupu kõrval ning see seiskaks automaatselt poolelioleva ülesande aja ning kui sellele uuesti vajutada siis jätkaks ülesande aja lugemist, mis oli enne kohvipausi pooleli. Ja ideaalne oleks kui selle kohvipausi kestvuse programm ise automaatselt lisaks kohvipausi arvestusse, et raportist oleks näha palju tööaega sellele kulunud on. 

Vaata kliendikommunikatsiooni ajalugu ja planeeritud tegevusi.

Hetkel on raportis võimalik valida vaid kasutajaid, kes on aktiivsed. Aga raportisse jäävad ka inaktiivsete kasutajate ajad ja andmed kirja pärast inaktiveerimist. Me teeme arveid kasutajapõhiste raportide puhul ning kui töötaja lahkub, ei saa inaktiveeritud kasutaja põhist raportit võtta :(

Soovin, et Uku mõõdaks automaatselt aega kliendipõhiselt kui tegelen kliendiga raamatupidamisprogrammis.

Saan siduda ühe ülesande teisega ehk kui esimene ülesanne saab valmis, ilmub järgmine kohe töölauale (vastavalt kellele suunatud)

Raportis tuuakse visuaalselt välja kattuvad ajakirjed ja augud.

Märgi klient "Ootel" staatusesse, et eemaldada tööd töölault. Selle funktsiooniga hoiad töölaual ainult nende klientide ülesandeid, kellele on vaja töid teha. Näiteks saada kliendid, kes on arve tasumata jätnud, märkida "Ootel" staatusesse.

Automaatselt jälgi hilinenud ülesandeid.

Võimalus valida töölaual ülesanded millele soovid aega märkida ja masstegevusena sisestada kõigile aeg, näiteks 10 minutit või jagada 10 minutit kõigi valitud ülesannete puhul võrdselt. 
Mugav lahendus näiteks pankade sisestamisel, kus mitmele kliendile tehakse tööd korraga.

Raamatupidajad on tihti kurtnud, et nad ei leia kiirelt ülesannet üles, kui keegi helistab. Olen seda sama ise ka tundnud, et praegu on see natukene ebamugav.

Kas ei võiks lahendada kliendi fikseerimise probleemi ühe nupuga ekraani ääres notificationi ja play/pause nupu vahel?

Minu nägemuse kohaselt võiks see olla telefonitoru märgiga - universaalne, lihtsasti mõistetav. 

Selle funktsioon oleks järgmine:
Kui keegi helistab, tegeleb raamatupidaja parajasti mingi teise ülesandega. Raamatupidaja võtab kõne vastu ning vajutab Ukus telefonimärki. Koheselt peatub parasjagu käiv ülesanne ning telefonimärgi kõrval hakkab aeg jooksma (nupu värv võiks ka kindlasti muutuda, et raamatupidaja teaks, et tal kõneülesanne käib. 

Kui raamatupidaja kõne lõpetab, vajutab ta uuesti nuppu ning Uku küsib tema käest, et kellele soovid suhtlusele kulunud aja märkida? Raamatupidaja valib klientide nimekirjast otsides või klikates kliendi ning vajutab salvesta. Suhtlusele kulunud aeg salvestub kliendi ülesannetesse (selleks on kindlasti erinevaid variante, kuid mul tuli pähe loogika, et see funktsioon võiks iga kord luua ja märkida tehtuks ülesande nimega "Kliendisuhtlus" - seda võiks saada seadetes määrata). 

Kui raamatupidaja on vajutanud Salvesta, käivitub taas viimane ülesanne, mis tal parasjagu käsil oli.

Raamatupidaja säästis just päris mitu sekundit sellele, et ei pidanud klienti otsima kohe alguses ning kliendile kulunud aja mõõtmine on samuti täpsem.

Meie raamatupidajad tunnevad sellest palju puudust.

Vahel tahaks näha vaid ühe või mitme kliendiga seotud ülesandeid.

Vahel tahaks vaid konkreetse teemaga seotud ülesandeid näha. Vahel tahaks sorteerida ainult tähtpäeva järgi ülalt alla, vahel kliendi nime järgi ja nii edasi. Ja ideaalne oleks kui Uku ka jätaks seadistuse meelde, et järgmisel korral saaks Ukut avades jätkata samast kohast või nupuvajutusega tühistada ühe või mitu filtrit.

Ja seda kõike töölaual, sest eri lehtede vahel liikumine on paari- kuni mitmekümne kliendi puhul üpris vaevaline.

Soovime kliendilepinguid hakata Ukusse lisama, kuid ei julge usaldada, et see dokument sinna ka jääb - raamatupidaja võib kogemata ära kustutada. Ebatõeli, kuid vahel teevad inimesed ka pahatahtlikkusest tegusid.

Lahendaksin selle väljakutse, võimaldades üles laadida nö "Lukustatud dokumenti", mida ei oleks võimalik kustutada või muuta (välja arvatud peakasutaja poolt). Selliseid dokumente võiksid saada tavakasutajad ise üles laadida.

Nii nagu pealkiri ütleb. Suht self-explannatory. Praktiliselt igas teises programmis toimib asi sellel põhimõttel - miks ka mitte UKUs? :)

Kui ülesandele on aega märgitud kunagi varem (nt märtsis) ning tehtuks märgitud eelmisel kuul (nt juuni lõpus), aga vahepeal aega ei ole märgitud ülesandele, siis kui võtta juulis raport juuni kohta, ei kuva seda ülesannet.

Tahan näha ülevaadet (eelkõige kuu lõpus), et kui palju tundi on töötaja ühel või teisel kuupäeval teinud. Annab juurde vigade kontrollmehhanismi, et välistada see, et kellelgil on stopper käima jäänud ja aega ei ole korrigeeritud.

Soovin määrata kliendipõhiselt arvele soodustust.

Hetkel ei tule Excelisse eksporditud raportis välja, kas ülesannet on kommenteeritud või mitte. Meil toimub ülesannete tagasisidestamine ülesande kommentaarina ning peame ka järge selle üle, kas hilinenud ülesandeid on kommenteeritud. Suure mahu korral tahaks, et valem ise loeks kokku, millisel kasutajal on kui palju hilinenud ülesandeid tagasisidestamata :)

Uku võiks ka nädala sees olevatele pühadele mitte korduvaid ülesandeid lisada, see vaba päev ja võiks ka Ukus olla automaatselt vaba. Samas võiks olla võimalus lisada Ukusse enda puhkust, et ka sellele ajale ei lisa Uku korduvaid ülesandeid. Hetkel on see käsitöö, et neid sealt ära liigutada või kustutada, väga tüütu kui oled ära olnud 2 nädalat.

Hetkel ei ole võimalik exceli raportisse viia ülesande kirjelduse välja sisu, mida meil oleks vaja.

Näen oma Google kalendri ülesandeid Uku töölaual ja kalendris. Saan nendest luua Uku ülesande.

Praegu teavitab Uku tähtaja ja kellaaja saabumisel notificationiga, kuid on ülesandeid, mille puhul tahan, et ta oleks nt kuu aega lahti, aga et ise saaksin määrata, et palun meenuta mulle selle ülesandega tegelemise vajadust konkreetsel kuupäeval ja ajal (või mitu korda nädalas konkreetsel ajal, vms). 

Sain ka ühelt teiselt büroolt tagasiside, et nad just seda funktsiooni lootsid leida, kuid ei leidnud.

Kogu ettevõtte piires võiks olla võimalus hoiustada kõiki klientide, ligipääsude ja muu vajalikuga seotud paroole. Suure büroo peale koguneb neid paroole palju ning info on tavaliselt raamatupidajate käes. Kui raamatupidaja lahkub, on vahel keeruline seda infot leida kusagilt.

Saan luua reeglid (klient, kasutaja, periood, asendaja), kus antud perioodis suunatakse kõik kliendi ülesanded asendajale. Kui asendusperiood saab täis, siis asendaja õigused vajadusel eemaldatakse. Uku annab märku ülesannete määramine, ülesannete puhul, et kasutaja pole antud perioodil tööl

Büroo klientide ja kasutajate prognooside ja ajakulu alusel tehakse kokkuvõte hetkeseisust ja võimalustest

Kui kasutajale on määratud ajakulu prognoosid, siis saadetakse ka prognooside mittetäitmisel büroojuhile teavitus

Võtame büroos kasutusele uue süsteemi lisateenuste kasutamiseks. Loon vastavalt meie büroo hinnakirjale lisateenuste mallid, kus on keskmiselt 20 ülesannet mallis. 

A la, mida sellist (plaane on mitu):

See süsteem on selleks, et kõikidel raamatupidajatel oleksid ülesanded alati samade nimetustega ning neil oleks võimalikult mugav neid lisada. Kahjuks, kui praegu see süsteem luua, siis peab raamatupidaja ühte ülesannet soovides klõpsutama läbi ka kõik ülejäänud 20 ülesannet. 

Samuti, võtame ka kasutusele kliendi põhiülesannete puhul uue süsteemi. Raamatupidaja võib edaspidi valida kas detailse või lihtsustatud malli vahel ning ülesandeid kummastki kombineerida nii nagu talle kõige sobivam on. Siin tuleks ka abiks nupp, mis aitaks valida plaani lisamisel 0 ülesannet :)

Selleks, kui tahan plaanist vaid üht-kaht ülesannet ettevõttele lisada.

Kui tahan otsida klienti nime järgi siit nimekirjast, pean kirjutama otsimisel ette jutumärgid. Mugavam oleks ilma :)

Sooviks võimalust ülesandeid sorteerida tähtaja järgi.

Ukust välja logidest võiks Uku anda teada, et sul on jäänud stopper käima ja ei lase välja logida.

Kalendrisse on tiimijuht pannud teate, et toimub koosolek. Nt  koosolekul osaleb kolm inimest, siis peale koosoleku lõppu võiks saada nii et koosoleku korraldaja saab kõikide kalendritesse lisada samaagselt aja, mis läheb raportisse. Hetkel peab iga üks ajakulu ise märkima.

Loome Ukusse kliendigrupid, mille abil on võimalik luua erinevaid kliendisegmente ja selle alusel raportis kliente filtreerida. Näiteks aastaaruande kliendid, potensiaalsed kliendid (leads) jne. 

Võiks olla võimalus kliendile lisatud märkmete muutmiseks - hetkel saab vanu märkmeid ainult kustutada. Tahaksin seda kasutada jooksvate probleemide kirja panemisel (nt puuduvad dokumendid) ja oleks hea, kui saaksin ka varasemat märget muuta. Nii ei peaks nt puuduvate dokumentide nimekirja puhul seda uuesti koostama, vaid saaksin varasemast nimekirjast lihtsalt osad read ära kustutada ja nõnda olemasolevat kommentaari lihtsalt värskendada.

Tahaksin luua kasutajatele sellist ülesannete andmebaasi, kus oleksid kõik meie lisateenused juba olemas ning kasutajad saaksid neid endale paari klikiga lisada. Ainuke mure on selles, et praeguse mallide süsteemi puhul läheb lisatav ülesanne korduvülesannetesse. Aga tihtipeale sellised üksikud lisateenused on ühekordsed. Seega, niiöelda "Lisateenuste" mall looks vaid ühekordse ülesande võimalikest mitmetest.

Saab lisada büroo juurde dokumente, siseinfo, sisekorra reegleid, KKK (küsimused ja vastused), vaikimisi ülesande tähtaeg, ajatsoon

Saab lisada kliendile dokumente, e-poste ja kokkuleppeid (lisamise aeg, kes lisas, versioneerimine)